Comment pouvez-vous comme C.A évaluer rapidement les finances d'un OSBL/OBNL ?
Par Marco Baron, consultant et formateur
Tous droits réservés © Moncéa Saine Gouvernance
Avez-vous besoin d’une haute maîtrise des finances et d’une grande connaissance de la comptabilité pour siéger au CA d’un OSBL? Probablement que non, à moins d’occuper le poste de trésorerie ou que la nature de l’organisation l’exige. Alors, comment évaluer avec quelques indicateurs simples l’état de santé de la gestion comptable de votre organisation, et ce, en votre qualité d’administrateur ou d’administratrice? Voici quelques-uns des points à observer rapidement, surtout si l’on vient de vous nommer au CA.
Tenue de livres : La tenue de livres vous semble-t-elle stable et régulière? Est-elle digne de confiance? Car il est très important que toutes les dépenses soient catégorisées et justifiées. Il est capital que les dépenses soient décomposées afin de s’assurer qu’elles sont logiques comparativement aux rentrées d’argent, surtout si l’organisation tient plusieurs activités et événements distincts. Par exemple, le coût du billet d’un souper-bénéfice doit être suffisamment élevé pour couvrir les frais de la soirée elle-même (repas, musique, animation, décoration…), mais il faut également prévoir qu’un pourcentage du montant reste à l’organisme. Sinon, il n’y a pas de bénéfice…
Sources de revenus : Est-ce que leur diversification vous semble bonne ou vivez-vous à partir d’une seule source de financement? La plus grande menace des organismes touche souvent la dépendance à un seul bailleur de fonds. Il faut aussi porter un regard sur les placements et les liquidités, soit les fonds disponibles, ce qui en d’autres mots représente le budget consolidé. Il serait dommage de voir un OSBL sans argent dans ses coffres. C’est pourquoi il est important de prévoir au budget un certain montant à mettre de côté, en plus d’énumérer les revenus, les dépenses, les placements, les dons (pour une fondation), etc.
Présentation sur papier : Comment sont présentés les états financiers? La gestion par projet est une bonne solution, car il sera plus facile de bien suivre les projets s’il y a une comptabilité propre à chacun. Pensez à ventiler toutes les sources de revenus en plus des dépenses. Quant au bilan de fin d’année, il doit sans contredit être présenté. Ce qu’il est important d’y retrouver, ce sont aussi les régularisations, afin de s’améliorer pour les années futures.
Présentation en réunion de CA : Combien de temps accorder dans une réunion de CA à la présentation des états financiers? Le moins de temps possible? Environ une dizaine de minutes, avec un résumé tenant sur une feuille seulement? En fait, il s’agit de présenter une mini-analyse de la situation financière. Il est donc de mise d’être concret, d’aller simplement à l’essentiel pour ne pas perdre la motivation et l’intérêt, car ce n’est pas tout le monde qui a le même niveau de connaissance sur le sujet. Une situation particulière vous demande plus de temps? Demandez-vous qui au sein du CA ou d’un comité est dans la meilleure posture pour en discuter en discuter.
Risques : Il existe plusieurs risques en matière de finances. Les crédits et les dettes de l’organisme en font partie. Qu’est-ce qui pourrait vous mettre la puce à l’oreille quant à une fraude potentielle? Les principaux indicateurs d’une fraude sont les sorties de fonds et l’argent qui diminue des coffres sans justification. Il est important de vérifier la raison des sorties d’argent et de comparer les rentrées d’argent prévues par rapport aux rentrées réelles. Il est possible que le chèque d’une commandite, par exemple, ait été déposé ailleurs…
En conclusion, ce sujet n’est certes pas très intéressant pour plusieurs au CA, mais il est pourtant essentiel à la réalisation de la mission de l’organisation. Prenez le temps de trouver la façon la plus efficace pour votre organisation d’avoir l’heure juste sur ce point. Ainsi, vous serez en mesure de prendre des décisions plus éclairées tout en rassurant ceux et celles qui ont à cœur la bonne gestion financière de leur OSBL.
Bonnes finances!
Pour en savoir davantage sur des solutions novatrices et efficaces concernant la gouvernance comptable d’un OSBL, planifier une séance de formation, vous procurer un guide pratique sur le sujet, à la Boutique du RLSQ/CQSA (Malenfant, Roméo. Guide no 6 : La responsabilité financière des administrateurs) ou obtenir tout autre accompagnement, je suis à votre service.
Marco Baron, président, MONCÉA SAINE GOUVERNANCE
Sources de revenus : Est-ce que leur diversification vous semble bonne ou vivez-vous à partir d’une seule source de financement? La plus grande menace des organismes touche souvent la dépendance à un seul bailleur de fonds. Il faut aussi porter un regard sur les placements et les liquidités, soit les fonds disponibles, ce qui en d’autres mots représente le budget consolidé. Il serait dommage de voir un OSBL sans argent dans ses coffres. C’est pourquoi il est important de prévoir au budget un certain montant à mettre de côté, en plus d’énumérer les revenus, les dépenses, les placements, les dons (pour une fondation), etc.
Présentation sur papier : Comment sont présentés les états financiers? La gestion par projet est une bonne solution, car il sera plus facile de bien suivre les projets s’il y a une comptabilité propre à chacun. Pensez à ventiler toutes les sources de revenus en plus des dépenses. Quant au bilan de fin d’année, il doit sans contredit être présenté. Ce qu’il est important d’y retrouver, ce sont aussi les régularisations, afin de s’améliorer pour les années futures.
Présentation en réunion de CA : Combien de temps accorder dans une réunion de CA à la présentation des états financiers? Le moins de temps possible? Environ une dizaine de minutes, avec un résumé tenant sur une feuille seulement? En fait, il s’agit de présenter une mini-analyse de la situation financière. Il est donc de mise d’être concret, d’aller simplement à l’essentiel pour ne pas perdre la motivation et l’intérêt, car ce n’est pas tout le monde qui a le même niveau de connaissance sur le sujet. Une situation particulière vous demande plus de temps? Demandez-vous qui au sein du CA ou d’un comité est dans la meilleure posture pour en discuter en discuter.
Risques : Il existe plusieurs risques en matière de finances. Les crédits et les dettes de l’organisme en font partie. Qu’est-ce qui pourrait vous mettre la puce à l’oreille quant à une fraude potentielle? Les principaux indicateurs d’une fraude sont les sorties de fonds et l’argent qui diminue des coffres sans justification. Il est important de vérifier la raison des sorties d’argent et de comparer les rentrées d’argent prévues par rapport aux rentrées réelles. Il est possible que le chèque d’une commandite, par exemple, ait été déposé ailleurs…
En conclusion, ce sujet n’est certes pas très intéressant pour plusieurs au CA, mais il est pourtant essentiel à la réalisation de la mission de l’organisation. Prenez le temps de trouver la façon la plus efficace pour votre organisation d’avoir l’heure juste sur ce point. Ainsi, vous serez en mesure de prendre des décisions plus éclairées tout en rassurant ceux et celles qui ont à cœur la bonne gestion financière de leur OSBL.
Bonnes finances!
Pour en savoir davantage sur des solutions novatrices et efficaces concernant la gouvernance comptable d’un OSBL, planifier une séance de formation, vous procurer un guide pratique sur le sujet, à la Boutique du RLSQ/CQSA (Malenfant, Roméo. Guide no 6 : La responsabilité financière des administrateurs) ou obtenir tout autre accompagnement, je suis à votre service.
Marco Baron, président, MONCÉA SAINE GOUVERNANCE
Collaboration spéciale pour l’aspect comptabilité : Christine Piché, comptable.
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Publication octobre/novembre 2020
Republication juin 2021
Republication juin 2021